A gestão dos serviços de Tecnologia da Informação e Comunicação (TIC) é responsável por assegurar a eficiência do que é entregue aos consumidores desses serviços, porém em muitas organizações, particularmente nas da administração pública, as TIC são apenas meios pelos quais se maximiza o valor gerado na prestação de serviços das áreas finalísticas. O valor agregado ao serviço público prestado através das TIC é indispensável para tornar instituições mais eficientes e cidadãos mais satisfeitos. No entanto, essa mesma TIC perde valor estratégico, se a gestão foca apenas em uma eficiência técnica sem o compromisso adequado com os objetivos atuais e futuros da organização a que serve. A Governança de TIC (GovTIC) busca garantir esse alinhamento entre os resultados dos serviços de TIC com o direcionamento da organização.
A GovTIC baseada no modelo da ISO 38500, aplica o ciclo típico de governança organizacional “Dirigir-Monitorar-Avaliar”. A governança é responsável pela definição de estratégias e políticas, que direcionam as operações e os projetos da gestão, monitoram os resultados obtidos segundo critérios de desempenho e conformidade (de acordo com necessidades, expectativas e normas internas e externas) e, ainda, avaliam tanto esses resultados quanto propostas e planos provindas da gestão com o objetivo de ajustar novos direcionamentos. Em níveis tático e operacionais, os gestores e seus times de uma organização planejam, executam e implantam projetos e processos que efetivamente entregam o valor do serviço prestado. A governança é garantida através de estruturas, como comitês e conselhos, que a partir de normas e planos estratégicos nos interesses organizacionais, direcionam o comportamento e os resultados da gestão, enquanto também monitoram e avaliam esses resultados.
No contexto da TIC do setor público, atualmente, a GovTIC recebe atenção da alta administração das instituições, principalmente, diante das ações recorrentes de fiscalizações de órgãos de controle. Os benefícios de uma GovTIC forte vão muito além da conformidade legal para com essas fiscalizações. Passam por assegurar uma TIC, que efetivamente contribua com objetivos institucionais e prima pelos princípios capitais da administração pública e do Sistema de Administração dos Recursos de Tecnologia da Informação (SISP) do governo federal.
Modelo de Governança de TIC - ISO 38500
Modelo de Governança de TIC - ISO 38500
Implantar e desenvolver a GovTIC em instituições públicas, no entanto, apresentam muitos desafios. O Governo Federal impõe normas, que definem um modelo básico de implantação de estruturas e políticas iniciais. Isso pode estimular as organizações a darem os primeiros passos, mas ainda assim é só o início de uma jornada de esforços institucionais consideráveis, contínuos avanços e aprimoramentos. Os passos seguintes exigem o desenvolvimento e o refinamento da Governança e da Gestão de TIC (GGTIC), buscando o aprimoramento gradativo e sustentável das práticas e dos processos de acordo com as necessidades e as capacidades da organização. Para alcançar isso, é preciso que esse desenvolvimento priorize, e foque em objetivos e resultados, que sejam capazes de gerar valor com maior relevância ao serviço público prestado ao cidadão.
Este documento apresenta o modelo em uso pela UFRN para desenvolver e aprimorar praticas de GGTIC da UFRN. O modelo é baseado em objetivos e resultados atravessados por valores inspirados nos pensamentos Lean e ágil com foco em áreas fundamentais para TIC. A aplicação do modelo será brevemente introduzida, pois o plano relacionado a essa aplicação é artefato separado. Além disso será discutido em detalhes seus elementos, , juntamente com objetivos, justificativa e benefícios do modelo. Mas antes precisamos apresentar brevemente como a governança corporativa e de TIC estão organizadas na UFRN em termos de estruturas e normas.
Estruturas de Governança da UFRN - Mais informações no site da Secretaria de Governança Institucional (SGI).
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O sistema de Governança da UFRN compreende a estrutura de governança, a estrutura administrativa e a política de governança da instituição, representando a forma como a Universidade se organiza, procede e interage com as partes interessadas para produzir e entregar serviços e resultados de qualidade à sociedade.
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O modelo de governança da UFRN está representado no sistema de Governança, no qual as estruturas internas de governança do sistema são compostas essencialmente por quatro colegiados superiores, quatro unidades de apoio à governança e onze comitês de governança. A partir dessas estruturas, a UFRN, liderada pelo Comitê de Governança Estratégica (CGE), define estratégias de acordo com seus objetivos atuais e futuros para garantir o melhor serviço de educação prestado à sociedade. Na prática, dezenas de unidades organizacionais concretizam a entrega dos serviços através da gestão de processos e projetos organizacionais, seguindo definições e diretrizes de políticas e planos estabelecidos pelas estruturas de governança.
<aside> #️⃣ Res. 013/2022 - CONSAD, de 14 de julho de 2022
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Considerando os pilares das atividades finalísticas da Universidade como Ensino, Pesquisa, Extensão e Inovação, parte das unidades organizacionais contribuem diretamente a esses pilares como PROGRAD, PROPESQ, PROEX, Centros acadêmicos, Unidades suplementares, enquanto outras contribuem administrativa e estruturalmente para que a Universidade proveja esses serviços da forma mais efetiva possível, como PROPLAN, PROAD, STI e INFRA. A TIC, enquanto área estratégica para qualquer organização, é uma área determinante na eficiência dos processos de todas as unidades, cuja gestão está sob a responsabilidade da Superintendência de TI, e possuindo, dentro do sistema de governança, possui estruturas, normas e processos decisórios próprios.
<aside> #️⃣ Organograma da UFRN
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Organograma da UFRN
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Modelo de governança de TIC da UFRN
Dentro do sistema de governança as principais estruturas responsáveis pela governança de TIC (GovTIC) são o Comitê Gestor de TIC (CGTIC) e o CGE. Este último é o principal comitê da estrutura de governança da UFRN de natureza deliberativa responsável pela homologação e aprovação da avaliação e acompanhamento da gestão realizada pelos demais comitês, além da instituição de normas e planos em matérias relacionadas à governança institucional que regem as atividades dos demais comitês. Por sua vez, o CGTIC, de natureza consultiva, com responsabilidades de cunho estratégico e executivo tem por objetivo: promover e estimular o desenvolvimento das atividades de TIC, formular propostas de políticas, objetivos, estratégias, investimentos e prioridades de TIC e de serviços digitais, acompanhar e avaliar seus resultados, e finalmente assegurar que as ações institucionais de TIC estejam em conformidade com todos os princípios e diretrizes versados na Política de Governança de TIC.
Na perspectiva da Gestão de TIC (GesTIC) da UFRN, todas as unidades organizacionais estão submetidas às estruturas e normas da GovTIC, sendo a STI o órgão responsável pela liderança do gerenciamento dos serviços de TIC da Universidade em consonância com todas as demais unidades, além de fomentar as decisões de governança a partir de planos e de propostas institucionais para uso atual e futuro das TIC mais eficiente e efetivo. A partir de políticas e atos normativos de TIC instituídos pelo CGE ou exigido por legislação federal, a GesTIC deve elaborar, propor e discutir planos e propostas no CGTIC a serem homologados posteriormente pelo CGE. As ações decorrentes desses planos, planejadas e executadas pela GesTIC, terão os resultados observados em termos de desempenho e conformidade. O acompanhamento e análise dos resultados, oriundos da prestação de contas feitas pela GesTIC, são realizados pelo CGTIC, e homologados pelo CGE.
<aside> #️⃣ Políticas de TIC da UFRN
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<aside> #️⃣ Planos de TIC da UFRN
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As práticas de gestão e governança de TIC da UFRN foram analisadas a partir do levantamento de governança do TCU em 2021. A partir dos resultados obtidos com o preenchimento desse levantamento, realizado a cada dois anos pelo Tribunal, foi diagnosticado um cenário atual da GGTIC da Universidade. Foi possível perceber que a UFRN já atendia a boa parte das normas e estruturas mínimas de governança de TIC esperadas na administração pública, lhe concedendo ótimos indicadores de gestão e governança de TI (iGesTI e iGovTI) especialmente entre as Instituições Federais de Ensino Superior (IFES) participantes da pesquisa. Além disso, ficou claro também algumas oportunidades de melhorias nas práticas institucionais de GGTIC que permitiria à TIC agregar ainda mais valor ao serviço prestado pela UFRN.
Dentre os principais desafios encontrados envolviam aumentar a efetividade do alinhamento das ações da gestão de TIC em toda UFRN com os objetivos estratégicos institucionais e garantir a eficiência do gerenciamento dos serviços de TIC em todas as unidades da organização. A partir deste diagnóstico, aliado aos objetivos estratégicos da UFRN, foi criado um modelo que orientasse o aprimoramento das práticas de GGTIC. Com base em objetivos e resultados bem definidos, o modelo norteia os planos de ação da gestão de TIC para que garantam esse desenvolvimento sustentável da GGTIC. A aplicação do modelo deve gerar um plano de desenvolvimento que atenderá aos objetivos maiores organizados em fases com escopo e níveis de maturidade bem definidos, e com objetivos específicos e mensurados com resultados concretos.
Planejamento baseado em objetivos e resultados direcionam as ações para priorizar e focar no desenvolvimento de perspectivas específicas no interesse da UFRN. A partir das oportunidades de crescimento para um aprimoramento das práticas de GGTIC, foram estabelecidos quatro grandes objetivos a serem atendidos que levarão a um amadurecimento da GGTIC institucionalizada, e não apenas na STI. Dentre os quatro objetivos, o desenvolvimento deve amadurecer fortemente duas perspectivas principais como alinhamento estratégico e práticas de gestão e governança de TIC, que será complementado pela promoção e compartilhamento de conhecimento e aprendizado na organização, além de manter um objetivo de governança fundamental como garantir conformidade das ações da gestão.
<aside> 🎯 Garantir alinhamento estratégico com planos da UFRN e do Governo Federal
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Apesar de possuir planos tático operacionais minimamente já alinhados com o planejamento estratégico da UFRN, a gestão de TIC deve buscar refinar esse alinhamento garantindo associações mais objetivas entre metas estratégicas e tático operacionais, além de incentivar o alinhamento até o nível operacional motivando as equipes associando suas atividades operacionais diretamente ao serviço prestado pela UFRN ao cidadão.
Principais objetivos específicos: